Invoices, cobranzas y cuentas, explicados

Por qué volver a escribir un invoice genera reclamos

Cuando un invoice se escribe desde cero, los montos y los datos del cliente se copian a mano desde la reserva, y cualquier diferencia termina en un reclamo o en una nota de crédito más adelante.

El invoice nace en el file

En el file, la pestaña de administración tiene un botón para emitir el invoice. Abre un invoice nuevo con el cliente (o su alias de invoice), la moneda y el tipo de cambio, la condición de pago, el tipo, las fechas del servicio y el código del file ya cargados, y los servicios del file llegan como líneas que puedes editar antes de emitir.

Tipos de invoice, impuestos y monedas

Los tipos de invoice se configuran en el sistema: invoice, nota de crédito, nota de débito y pro-forma. Los impuestos también se configuran, cada uno con su nombre y su porcentaje, si suma al total y si se calcula automáticamente. Un invoice se puede emitir en cualquier moneda, con su tipo de cambio. Los invoices en borrador quedan pendientes y no cuentan en la cuenta del cliente hasta que se emiten.

Órdenes de cobro

Una orden de cobro registra lo que paga un cliente: tipo, cliente, fecha, vencimiento, moneda e importe, con el medio de cobro y la cuenta que lo recibe. Se guarda como pendiente, y al aprobarla con la fecha de recibo se convierte en un recibo con su número. Después la aplicas a invoices, total o parcialmente, incluso cuando el invoice está en otra moneda, o la relacionas con un file antes de que exista cualquier invoice.

La cuenta corriente del cliente

La lista de cuentas corrientes muestra a tus clientes con su saldo y su antigüedad: saldo, saldo vencido, y lo que vence en 15 días, en 30 días y más adelante. El detalle de un cliente muestra sus invoices y notas de crédito, las órdenes de cobro aplicadas a cada invoice y el saldo restante, y se puede imprimir en PDF. El listado resumen lo actualiza un proceso en segundo plano, cada 5 minutos por defecto, y el detalle siempre está en vivo.

Los reportes completan el panorama: el reporte de saldo de clientes muestra lo que debe cada cliente por file, y el de saldos por invoice muestra el saldo de cada invoice.

Proveedores: invoices, órdenes de pago y pagos anticipados

El lado de proveedores sigue la misma lógica. Cargas los invoices de proveedores con su adjunto, los pagas con órdenes de pago aplicadas a esos invoices o a files, y sigues la cuenta corriente de cada proveedor con la misma antigüedad. Los pagos anticipados a proveedores y los cobros anticipados a clientes son cronogramas: cuando un proveedor no tiene cuenta corriente y hay un porcentaje de pago anticipado definido, Beglobber genera el pago anticipado a pagar cuando agregas el servicio a un file, y el cobro anticipado correspondiente al cliente.

Quién puede hacer qué

Los usuarios y los roles definen, página por página, qué puede leer o escribir cada persona.