Invoices, recebimentos e contas, explicados

Por que redigitar um invoice gera reclamações

Quando um invoice é digitado do zero, os valores e os dados do cliente são copiados à mão da reserva, e qualquer diferença vira uma reclamação ou uma nota de crédito depois.

O invoice nasce no file

Na aba de administração do file há um botão de invoice. Ele abre um novo invoice com o cliente (ou seu alias de cobrança), a moeda e a taxa de câmbio, a condição de pagamento, o tipo, as datas dos serviços e o código do file já carregados, e os serviços do file chegam como linhas que você pode editar antes de emitir.

Tipos de invoice, impostos e moedas

Os tipos de invoice são configurados no sistema: invoice, nota de crédito, nota de débito e pro-forma. Os impostos também são configurados, cada um com seu nome e porcentagem, se soma ao total e se é calculado automaticamente. Um invoice pode ser emitido em qualquer moeda, com sua taxa de câmbio. Os invoices em rascunho ficam na lista de pendentes e não contam na conta do cliente até serem emitidos.

Ordens de recebimento

Uma ordem de recebimento registra o que um cliente paga: tipo, cliente, data, vencimento, moeda e valor, com o meio de recebimento e a conta que recebe. Ela é salva como pendente, e ao aprová-la com a data de recebimento ela vira um recibo, com seu número. Depois você a aplica a invoices, total ou parcialmente, mesmo que o invoice esteja em outra moeda, ou a relaciona a um file antes de existir qualquer invoice.

A conta corrente do cliente

As contas correntes listam seus clientes com o saldo e seu aging: o saldo, o saldo vencido, e o que vence em 15 dias, em 30 dias e depois disso. O detalhe de um cliente mostra seus invoices e notas de crédito, as ordens de recebimento aplicadas a cada invoice e o saldo restante, e pode ser impresso em PDF. A lista resumida é atualizada por um processo em segundo plano, a cada 5 minutos por padrão, e o detalhe está sempre atualizado.

Os relatórios completam o quadro: o de saldo de clientes mostra o que cada cliente deve por file, e o de saldo por invoice mostra o saldo de cada invoice.

Fornecedores: invoices, ordens de pagamento e pré-pagamentos

O lado dos fornecedores segue a mesma lógica. Você carrega os invoices dos fornecedores com seu anexo, paga com ordens de pagamento aplicadas a esses invoices ou a files, e acompanha a conta corrente de cada fornecedor com o mesmo aging. Os pré-pagamentos e as pré-cobranças são cronogramas: quando um fornecedor não tem conta corrente e há um percentual de pré-pagamento definido, a Beglobber gera o pré-pagamento devido ao adicionar o serviço a um file, e a cobrança correspondente do cliente.

Quem pode fazer o quê

Usuários e perfis definem, página por página, o que cada pessoa pode ler ou escrever.